Понятие электронного документа: какие термины использовать при внедрении ЭДО
В настоящее время работодатели активно внедряют кадровый электронный документооборот (сокращенно – КЭДО). К сожалению, при этом уже сформировались некоторые негативные тенденции. В первую очередь они связаны с формальным подходом к его внедрению .
Чаще всего компании начинают организацию КЭДО с выбора поставщика (оператора) информационной системы. В то время как первоначально нужно освоить правовые основы такого способа взаимодействия с работником.
В рамках КЭДО электронный документ нужен для реализации трудовых прав и обязанностей работника и работодателя в качестве сторон трудового договора. Это происходит через документы, которые создают в рамках электронного документооборота, а не только благодаря оформлению хозяйственных операций. Например, как в информационных системах, которые применяют для ведения бухгалтерского учета.
В статье мы рассмотрим «электронный документ» как базовое понятие электронного документооборота (кратко – ЭДО), выделим его отличительные признаки от иных документов в электронном виде и дадим определение электронному документу в трудовых отношениях с учетом судебной практики по внедрению и ведению ЭДО в компании.
Как получить согласие работников на внедрение КЭДО, объяснят наши опытные консультанты .
Понятие электронного документа: закон
Документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Он предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения (ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»).
Электронный документ – это документированная информация, которая представлена в электронной форме: то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также – для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
Подобное понятие электронного документа устанавливал и ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (раздел 3). По нему, электронный документ – это документ, информация которого представлена в электронной форме (п. 10). При этом документированная информация – это структурированная информация, которая зафиксирована на носителе (п. 11).
Таким образом, разделение документов на бумажные и электронные — это разграничение документированной информации по виду носителя, форме документирования и представления информации.
Исходя из указанных норм закона, понятие «электронный документ» имеет достаточно широкое толкование. Законодатель сформулировал его исключительно через способ создания и возможность использования посредством электронно-вычислительной техники.
При этом, исходя из терминов, которые установлены в нормативных актах, можно выделить важные признаки электронного документа:
- информация документируется в электронной форме;
- она может передаваться по информационно-телекоммуникационным сетям;
- она вправе обрабатываться в информационных системах.
Важно! Не используйте определение «электронный документ» при внедрении ЭДО. Не все электронные документы создают правовые последствия. Так, скан-копия бумажного документа формально попадет под это понятие. Однако, она не наделена юридической силой. Источником установления и реализации прав и обязанностей может быть только сам бумажный документ, а не его копия.
Требования к электронным образам документов: судебная практика
Верховный Суд Российской Федерации ввел такое понятие как «документ в электронном виде», который в свою очередь может быть электронным образом документа или электронным документом (ПП ВС РФ от 26.12.2017 № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов, далее – ПП ВС РФ № 57).
Понятие «документ в электронном виде» (п. 1 ПП ВС РФ № 57)
Документ в электронном виде – это электронный образ документа или электронный документ.
Электронный образ документа – это переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, которая заверена электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Электронный документ – это документ, который создан в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, и подписан электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Верховный Суд Российской Федерации при определении понятия «электронный документ» уходит от его исключительно технической составляющей, которую использует законодатель. Он рассматривает электронный документ не только с точки зрения способа создания (его электронной формы), но и вводит обязательный реквизит, который должен в нем содержаться, – электронную подпись.
Исходя из терминов, которые сформулировал Верховный Суд Российской Федерации, признаками электронного документа являются:
При внедрении ЭДО используйте терминологию, которая установлена ВС РФ. Его подход связан с юридической силой документа (способностью порождать правовые последствия) и его юридической значимостью (возможностью служить доказательством совершения действий определенным лицом, а также – воли и инициативы на совершение указанных в нем действий).
Обратите внимание! Электронная подпись как реквизит документа позволяет идентифицировать человека, его подписавшего. По своей правовой природе она служит выражением воли лица, который создал электронный документ: на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей. Форматы электронных документов устанавливают с учетом требований ФНС России.
Разделение документов в электронном виде свидетельствует о необходимости различать образ документа (иначе говоря, его копию) от непосредственно электронного документа. В том числе это важно для различной организации взаимодействия между работником и работодателем с использованием, как электронных документов, так и их скан-копий. Следовательно, электронный образ документа не равнозначен электронному документу. Отличия мы указали в сравнительной таблице.
Отличия электронного образа документа от электронного документа
Изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе
Переводится в электронную форму с помощью средств сканирования документа
Подписывается электронной подписью
Может быть предъявлено требование по заверению электронных образов электронной подписью
Субъект и значение электронной подписи
Электронная подпись идентифицирует лицо, создающее электронный документ, и выражает волю подписанта на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей
Электронная подпись идентифицирует лицо, создавшее электронный образ, но не содержит воли лица именно на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей, а служит средством только подлинности (тождественности) электронного образа документа и оригинала документа
Электронный документ, подписанный электронной подписью в установленном законом порядке, равнозначен документу на бумажном носителе
Электронный образ не заменяет собой оригинал документа, даже в случае заверения этого документа электронной подписью
Электронный документ можно от имени работодателя подписывать только тем лицом, которое наделено полномочиями на издание соответствующих видов документов
Лицо, создающее электронный образ документа, должно быть уполномочено на заверение электронных образов (копий) документов, но может не иметь обладать полномочиями по созданию оригиналов документов
Понятие и суть электронных документов: ТК РФ
Понятие «электронный документ» также закреплено в Трудовом кодексе (ст. 22.1) с учетом применения в области трудовых отношений.
«Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» – создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником (или лицом, поступающим на работу) документов, связанных с работой, и оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Исключение – некоторые случаи в статьях 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса (ст. 22.1 ТК РФ).
Оформить электронный документ можно на бумажном носителе и (или) – ознакомить с ними работника (лица, поступающего на работу) в письменной форме, в том числе под роспись (за исключением документов ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Следовательно, термин «электронный документ» как вид документа в трудовых отношениях имеет следующие признаки:
- должен быть связан с работой;
- создается, подписывается, используется и храниться в электронном виде;
- не требует предварительного дублирования на бумажном носителе;
- имеет специальный субъектный состав лиц, создающих, подписывающих, использующих или хранящих документы (работник, работодатель или лицо, поступающее на работу).
Определение Трудового кодекса «электронный документ в рамках трудовых отношений» в целом соответствует подходу Верховного Суда Российской Федерации. Оно также позволяет разделить документы в электронном виде на электронный документы и электронные образы документов.
Когда использовать простую электронную подпись в электронном документообороте, и что делать, если ваши сотрудники против ЭДО , узнайте на нашем сайте.
Использование электронных документов: локальные акты компании
Закрепите на уровне локального нормативного акта, который регулирует кадровый электронный документооборот или электронное взаимодействие в вашей компании, определение терминов:
- «документы в электронном виде» (отнесите к ним электронные документы и электронные образы документов);
- «электронный документ» исходя из определения, предложенного ВС РФ (документ, который создан в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписан электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации);
- «электронный образ документа», «электронная копия документа» исходя из определения, предложенного ВС РФ (копия документа, которая изготовлена на бумажном носителе, переведена в электронную форму с помощью средств сканирования и заверена электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации);
- «кадровый электронный документ» или «электронный документ в трудовых отношениях» (документ, который связан с работой, создан, используется и хранится работником, работодателем (или лицом, поступающим на работу) в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписан электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации).
Таким образом вы достигнете:
- исключения конфликтных ситуаций в связи с различным толкованием определений электронного документа, которое встречается в законодательстве и судебной практике;
- разграничения юридической силы электронных документов (официальных документов) и электронных образов документов (электронных копий, скан-копий) в связи с их различной юридической значимостью;
- упорядочивания электронного взаимодействия с дистанционным сотрудником и электронного взаимодействия со стационарным работником без внедрения электронного документооборота.
Сделать это можно самостоятельно либо – обратиться за помощью к профессионалам .
Материал подготовила Людмила Лучкина, руководитель направления судебной практики, партнер компании «Митрофанова и Партнеры»
Источник